本文發表於《大眾科學》的前部落格網路，反映了作者的觀點，不一定反映《大眾科學》的觀點
我建立了一些系統來幫助我跟蹤我的大部分個人資訊（檔案、影像等）。但有時，這些系統會崩潰，尤其是在我忙碌或感到壓力過大時。
今天早上我花了 30 分鐘搜尋一張去年春天會議中在白板上寫的筆記的照片。
與我女兒幼兒園班級相關的紙質檔案堆積如山，我不知道該如何管理。
昨天，我翻閱了數字和紙質檔案，試圖找到去年我給生物學入門課程學生布置的家庭作業。
顯然，我的系統並非總是有效。但是，在嘗試整理我的東西時，我傾向於遵循四個主要原則
關於支援科學新聞業
如果您喜歡這篇文章，請考慮透過以下方式支援我們屢獲殊榮的新聞業 訂閱。透過購買訂閱，您將幫助確保有關塑造我們當今世界的發現和想法的具有影響力的故事的未來。
確定您嘗試整理的事物的型別：為了進行整理，您需要知道您正在整理哪些型別的事物。這對於我的大多數工作專案非常有效。我有課程計劃和家庭作業練習、會議紀要、個人會議記錄、儲存的網站和書籤、參考資料以及許多其他型別的東西。一旦我瞭解了我擁有什麼，我就可以開發系統來跟蹤它。我使用 印象筆記 來處理數字課程計劃、儲存網站和書籤以及撰寫部落格文章之類的內容。會議紀要放在我們的圖書館 Wiki 中，個人筆記放在我的筆記本中。我為列印的課程計劃和工作表準備了紙質檔案，併為我的每個寫作專案準備了單獨的檔案。
當我在家努力整理我女兒現在從幼兒園帶回家的所有資訊時，系統就崩潰了。有美術作品、工作表、家庭筆記、著色頁和各種各樣的東西。我發現我現在才開始掌握她帶回家的東西。希望我能在聖誕節前建立一個系統。
保持簡單：我是新奇小工具的粉絲。但新奇並不一定意味著更好。我可以使用印象筆記來記錄我的個人筆記（來自會議等），但印象筆記對於這項任務來說實際上過於複雜，而且在會議中坐在電腦後面可能會讓人分心（對我和其他人）。相反，我使用普通的作文筆記本。我可以繪製圖表並用箭頭連線事物。它奏效了。因為我使用裝訂的作文筆記本，所以頁面不會掉出來或丟失，而且我可以隨時回顧並查詢去年（或更早）儲存在筆記本中的筆記。如果這些筆記最終需要與更多資訊相關聯，我會拍下我的筆記照片並將其新增到印象筆記中。所以我不需要變得更花哨。
我過去常常花很多時間研究效率工具和策略。隨著我瞭解什麼最適合我，我在這方面花費的時間越來越少，而且我對我的系統更有信心。我曾經花時間研究“搞定”策略（及其背後的工具）。我最終意識到這比我需要的更復雜，所以我未能堅持下去。
設定自動工具：我經常使用 IFTTT 在 Twitter、印象筆記、我的 iPhone、Dropbox 等服務之間傳輸資訊。這節省了我的時間，而且我不必擔心忘記做某事。
一致性：這就是我遇到麻煩的地方。我建立了一些系統來整理我的東西，但如果我不使用它們，我就找不到東西。我發現對於簡單的系統，我更容易保持一致，而複雜的策略常常被拋在腦後。當我忙碌時，我也傾向於只是把東西扔到我的桌子上（或桌面上）。
這就是適合我的方法。但這並不意味著它也適合您。您是否發現了任何壞習慣並實施了策略來克服它們？您如何使用不同的工具來整理不同型別的東西？