本文發表於《大眾科學》的前部落格網路，反映了作者的觀點，不一定反映《大眾科學》的觀點
這篇文章是“工作場所人類學”系列的一部分。
這些天，我的日曆成了壓力的來源。我每天通勤時檢視當天約會的早晨例行公事常常讓我害怕即將到來的工作日——並且瘋狂地尋找 15 分鐘的空檔，以便在需要時補上電子郵件或回覆電話。我發現自己被雙重甚至三重預訂的情況並不少見。這讓我產生了一個大問題：當一個人的注意力被如此多相互競爭的需求分散時，她如何才能做好工作？
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最簡單的答案植根於效率，或者說是缺乏效率。我知道我並非孤例。在網際網路上快速搜尋“會議”會返回一份詳盡的會議管理技巧、反會議文化建議以及對會議的普遍抱怨列表。它們最終都是相同的；它們指出了相同的痛點（會議太多、缺乏組織、跑題討論等），它們的解決方案通常也相同（分配會前閱讀材料、任命會議領導者、安排更短的會議等），但它們很少關注為什麼會議已成為商業世界的關鍵特徵。
我們很忙。這句話幾乎概括了我認識的每個人的生活。這是一種解釋，也是一個藉口，可以解釋為什麼你沒有打電話或為什麼你錯過了一個活動。你工作到很晚。你有一個報告要完成。你還有一封電子郵件要寫。不，它不能等。我們始終線上、隨時聯網的生活方式意味著響應時間不允許有延遲。所以，我們很忙。我們認為“忙碌”意味著我們富有成效，但正如您所能想象的那樣，這並非完全屬實。
我們將“忙碌”定義為參與，而參與滿足了人類歸屬感的基本需求。在我們更大的社會群體中，我們扮演著不同的角色。在你朝九晚五的工作以及你在個人生活中必須履行的職責之間，每個角色都有其自身的責任和權利。這些角色和責任的結合定義了我們在社會中的地位。這是人格的基礎：這些職位共同創造了一個身份，透過履行與這些角色相關的責任，我們聲稱在社會中佔有一席之地。這種履行需要可見性。人們必須認可我們的貢獻，它才算數。所以我們從小就被教導要參與。你還記得在學校被告知參與計入你的成績，或者你是否因為參與度低而收到不合格的評語？參與或被邀請參與再次肯定了我們在群體中的地位。它鞏固了我們的角色，並向其他群體成員傳達了我們的價值。害羞長期以來一直被視為一種消極的性格特徵的原因之一是，它阻止個人參與，而參與是一種社會貨幣：人們看到我們參與的次數越多，我們就變得越重要。
會議不僅僅發生在會議室裡。在我們的非職業生活中，我們會為了晚餐而聚會，為了篝火而聚會，為了喝咖啡而聚會。所有這些情況都可能是我們尋求建議或諮詢、聯絡和社交或為某些共同活動組織的時候。然而，在商業中，會議已變得有些像神話中的九頭蛇。隨著高階團隊成員爭奪可見度以維護他們在組織內的地位，這會造成迴圈討論，導致決策延遲和時間浪費，因為人們爭先恐後地發言以擺姿態。一個多頭野獸出現了，每個頭都有自己的目標和目的，並且抵制整合資源或資訊，因為它會分散任何單個人的地位。會議沒有推動我們前進；它們缺乏閉環。
這種情況無處不在。而且很可能在你閱讀這篇文章的時候也在某個地方發生。今年早些時候，為了進行一次非正式的組織評估，我要求我的同事們與我分享他們在一年中三個不同工作周的工作日曆。我收到了 25 人的回覆，約佔員工總數的 30%，涵蓋了我們小型機構的所有部門。這個樣本量相對較小，但足夠多樣化，可以覆蓋從專案和客戶經理（可以理解他們花更多時間開會）到藝術總監和 QA 測試員（他們通常不開會）的所有人。在這種情況下，30% 的受訪者是該組織的合理樣本。對受訪者在其日曆上跟蹤的任務進行了定性評估，並將其分為五類之一：部門管理（例如，員工一對一會議、部門內部狀態會議）、專案相關（例如，與專案簡報、專案可交付成果或專案審查相關的會議）、為可交付成果預留的時間（例如，用於生成報告的時間）、場外會議（例如，場外客戶會議，包括差旅）和個人義務（例如，醫生預約、休假）。總的來說，結果有點麻木。這 25 個人，儘管他們在公司內部的工作職能不同，但他們平均每週有一半的工作時間在開會。在這 25 人中，超過 400 小時被用於專案相關的會議。
你可能會想：好吧，他們參加的是專案相關的會議，那有什麼危害呢？至少我們知道他們在工作，對吧？不一定。雖然這些會議傾向於面向專案，但出席會議並不一定意味著個人為專案的整體生產力做出了貢獻。今天的工作場所強調協作，但在協作的幌子下，會議很快就變成了觀眾運動。觀眾是指那些為了瞭解最新情況而參加會議的人，以防萬一分享了一些微不足道的資訊，這些資訊可能會影響他們將來為客戶或公司所做的一些工作。他們參加會議是為了表明他們在團隊中的地位，代表某個學科的專業知識，或者在重要的客戶/專案上向高階合夥人展示自己。他們與參與者不同，參與者是指那些因會議目標而聯絡在一起，並負責交付可交付成果的人。觀眾的負擔是嚴重的。積極的團隊成員因觀眾而變得效率低下，觀眾會強迫自己成為偽參與者。由於觀眾沒有紮根於專案或投入於結果，他們經常使會議偏離方向。
那麼可以做些什麼呢？會議本身並沒有什麼不好，事實是在無會議文化中，人們仍然會找到開會的方法：他們會順便拜訪彼此的隔間，他們會在廚房裡聚集，或者他們會聚集在飲水機周圍。需要改變的是我們對參與的重視程度。目前，我們投入的質量不如數量重要。社交媒體的興起助長了這種標準，在社交媒體上，參與通常意味著儘可能多地分享關於任何事物和一切事物的資訊，並期待人們喜歡或評論該內容。這種行為已經滲透到我們的會議室：每個人都參加，每個人都分享，每個人都期望他們的想法得到同等的重視和考慮。如果我們想要更加重視效率，這意味著最大限度地利用可用的人員以及他們可用的時間，那麼就不能接受這種情況。
我們該怎麼做呢？第一步要求人們對自己的工作負責。這似乎是理所當然的，對吧？但是在協作文化中，人們可能會覺得沒有其他人的審查或意見就無法前進，因此這項本應在主管和下屬之間線下完成的工作，發生在會議中，整個團隊然後坐在一起審查關於可交付成果的基本資訊。這也意味著人們參加會議時沒有閱讀簡報或檢視邀請函中包含的資訊，因為他們知道他們可以期待在會議期間獲得概要。
我們還需要確保會議領導者有權在會議中做出決定。隨著學科專家的興起，最瞭解客戶或專案的人常常被“最佳實踐”的呼聲所淹沒。我們不應忽視這些資訊，也不應貶低房間裡的專業知識，但專案的最終方向應來自最瞭解專案/客戶並且最終對釋出的產品——以及預算和時間表負責的人。如果不是來自這些群體的人，那麼應該事先明確說明誰是決策者，以便學科專家和任何可能偷偷溜進房間的觀眾不會為了引導專案朝著特定方向發展而迫使團隊陷入黑暗的漩渦。
一旦我們建立了這些指導方針，就可以實施其他一些基本建議
確保所有會議邀請都包含基本資訊，例如會議目標、以防有人意外需要呼叫的撥入資訊、會議的可交付成果清單、以前會議記錄的連結以及任何簡報資訊。透過提供此資訊，您可以確保人們擁有做好準備所需的工具。如果人們沒有做好準備，請要求他們離開或取消會議。
邀請參與者，而不是觀眾。如果有人沒有被邀請，不要害怕要求他們離開。
建立有利於會議的空間，這包括站立式桌子和會議室的時鐘。並非每次會議都需要一張巨大的桌子：讓較小的團體能夠靈活地聚集在一起可以幫助推動專案進展。
安排更短的會議。如果狀態更新可以在 15 分鐘內完成，那麼您真的不需要 30 分鐘，只是為了讓大家聊聊《行屍走肉》。社交活動不會因為這種強制執行而消失，但會議應該從關注可交付成果開始，而不是上週日瘋狂的劇情轉折。遲到是許多與會者的痛點，但人們也需要時間去洗手間或續杯水。當你的日程安排得滿滿當當的時候，很難做到這一點；在這種情況下，人們註定會遲到。儘可能安排 15 分鐘、25 分鐘和 50 分鐘的時間段。
當會議結束時，宣佈會議結束。儘管我們相信，但我們是糟糕的多工處理者。當會議完成其目標時，就結束了。讓參與者離開。不要試圖透過談論其他事情來“最大化”時間。人們沒有為此做好準備，而且這會分散他們當前的注意力。如果人們沒有做好準備就來參加會議，也應適用此規則。也就是說，如果會議無法實現其目標，請讓人們離開去處理這些可交付成果——並理解他們有責任保持可交付成果的進度，以最終保持專案的進度。
我們可能會抱怨被邀請參加會議，但在某種程度上我們實際上很喜歡它。被邀請意味著你受到重視；這意味著你的參與很重要，即使你沒有效率。但這會傷害我們個人——拋開職業目標不談，日程安排過滿會對個人層面造成損害。在組織層面，我們可以採取措施減少會議中的觀眾，並透過確保參與者擁有明確的決策路徑，使他們能夠完成分配給他們的可交付成果。會議不會消失，但它們不必是痛苦的。
貴公司的會議文化是什麼樣的？貴公司是否嘗試過進行變革？哪些方法有效，哪些方法無效？
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