想象一下，在星期一早上醒來，你的收件箱裡有一封完全用大寫字母寫的電子郵件——這封電子郵件比你手中的咖啡更能讓你清醒：“這是個玩笑嗎？？？你在開玩笑吧？！” 你的同事只是用大寫鎖定鍵和感嘆號，就做了相當於在辦公室裡對你大喊大叫的事情。然而，如今這種遭遇幾乎司空見慣。無論它們是以全大寫、感嘆號、沉默還是諷刺的形式出現，粗魯的電子郵件都在增加。
對於一個文明社會來說，我們並非總是那麼文明。事實上，粗魯是一個普遍存在的問題。在2002年一份關於一項針對2013名成年人的大型代表性樣本的研究報告中，88%的公眾表示他們每天都會遇到粗魯和不尊重他人的人。工作場所也無法倖免。隨著電子通訊量的猛增，“惡劣電子郵件”的問題正變得不容忽視。事實上，在2009年的一項研究中，超過90%的專業人士表示，他們曾在工作中經歷過不尊重的電子郵件交流。
電子通訊是高效的，但它也是疏遠的和脫節的。在面對面的互動中，人們通常意識到彼此對禮貌和得體的期望。然而，坐在電腦螢幕前，對得體的需求消失了。沒有人會想到在面對面時忽略問題或粗魯地回應。然而，透過電子郵件，個人可以自由地避免請求或以不敏感的語氣回覆。
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並且成為這種不禮貌行為的接受者可能會產生持久的影響。研究表明，在工作中處理粗魯的電子郵件會產生持續的壓力，並對接受者的健康造成損害。在一個模擬工作實驗中，收到老闆發來的此類資訊的參與者比對照組經歷了更多的負面情緒，發現更難專注於工作任務，並且回答正確的問題更少。與電子郵件粗魯相關的壓力也可能蔓延到家庭生活。一項在五個工作日內每天兩次調查員工的日記研究發現，當員工在工作日收到不禮貌的資訊時，他們更有可能在晚上和第二天早上報告更多的壓力症狀。
就像在辦公室感染的普通感冒一樣，這種影響迅速蔓延到我們最親近的人。事實上，工人的愛人可能會承受電子郵件粗魯造成的壓力的衝擊：一項針對雙職工夫婦的調查研究表明，員工在週末將這種壓力傳遞給了他們的伴侶。結果，這些伴侶——電子郵件不文明行為的不知情受害者——報告說，在接下來的一週裡，他們對自己的工作投入減少。一條構造不良的訊息可能會產生連鎖反應，將壓力訊號從一個接收者傳遞到下一個接收者。
但不僅僅是貶損或居高臨下的言論會造成壓力。另一個罪魁禍首是一種更微妙的攻擊形式：迴避。與內容包含侮辱的主動電子郵件粗魯不同，被動電子郵件粗魯發生在某人不回覆請求時，實際上是給他人“沉默的待遇”。
在一項關於電子郵件粗魯本質的研究中，我們調查了美國233人關於他們在工作中收到此類資訊的經歷。收集的資料支援了不禮貌電子郵件的兩種不同形式的觀點：主動粗魯在經驗上與被動粗魯是可區分的。作為研究的一部分，我們要求參與者上傳或描述他們最近經歷的粗魯電子郵件遭遇，並報告他們對此的反應。根據交流的內容/描述，我們將其歸類為表現出主動或被動的不文明行為。有趣的是，參與者認為主動粗魯帶有情緒色彩，而他們報告說對被動粗魯存在很大的歧義和不確定性。貶損的言論——即主動粗魯——可能會因為其冒犯性而讓人激動。相比之下，“沉默的待遇”——即被動粗魯——會讓人們懸而未決，並在不確定性中掙扎。
隨著遠端工作的興起，電子郵件粗魯更值得關注。在即時視訊會議中對著攝像頭微笑的負擔可能令人難以承受，但求助於電子郵件並不能讓我們擺脫壓力。電子通訊的使用已經打開了閘門，使不文明行為在工作場所和我們的收件箱中滋生。你老闆發來的那條粗魯的訊息被安全地儲存起來了，如果你想重新檢視它的話。你向同事索取資訊的請求可能仍然沒有得到答覆，無論你檢查電子郵件多少次。
為了減輕這種壓力，管理者需要對電子郵件通訊設定明確合理的期望。在可能的情況下，組織應為員工創造有意義的機會，以建立有效的工作關係。這樣，當人們起草電子郵件時，他們會將收件人視為平易近人的人，而不是他們可以貶低甚至選擇忽略的抽象地址。
對於員工來說，一種有效的應對方法是透過心理脫離。最好的選擇是在下班後從工作中抽身出來。在休息時間享受家庭晚餐或與朋友共度時光，而不是反覆思考工作郵件。對於那些在家工作的人來說，這種精神上的分離變得更加重要。
無論你的壓力水平如何，都要記住網路禮儀的規則。你如何做到這一點？花一些時間來撰寫你的電子郵件。確認你已收到請求。重新閱讀你的資訊，檢查是否有潛在的考慮不周的表達。如果你太忙，請告知你的同事你會在合理的時間範圍內回覆他們。簡而言之，己所不欲勿施於人——也許關掉大寫鎖定鍵。